Cómo ver los contactos en Microsoft Outlook 2019

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Perspectiva 2019 para tontos

Por Faithe Wempen, Bill Dyszel

Después de ingresar su información de contacto, Microsoft Outlook 2019 le permite ver la información ordenada de muchas maneras diferentes y útiles, llamadas vistas. Ver su información de contacto y ordenar las vistas son formas rápidas de obtener una visión general de los datos que ha introducido. Outlook viene con varias vistas predefinidas en cada módulo. Puede alterar fácilmente cualquier vista predefinida, cambiar el nombre y guardar la vista alterada, y utilizarla tal y como lo haría con las vistas predefinidas.

Para cambiar la vista de la lista de contactos, siga estos pasos:

  1. En el módulo Personas, haga clic en la ficha Inicio de la cinta.
  2. Haga clic en la vista que desee en el grupo Vista actual.

La pantalla cambia para utilizar esa vista. Si elige la vista Tarjetas de visita, obtendrá algo como lo que se muestra aquí. También puede elegir la vista de tarjeta, la vista de teléfono, la vista de lista o cualquier otra vista que aparezca en la lista.

Puede cambiar de vista de la misma manera que puede cambiar de canal de televisión, así que no se preocupe por cambiar de un lado a otro. Cuando cambias de opinión, sólo estás viendo diferentes maneras de organizar la misma información.

Cómo ordenar una vista en Microsoft Outlook 2019

Algunas vistas están organizadas en listas simples, como la vista Teléfono del módulo Personas. Esta figura muestra la vista Teléfono: una columna de nombres a la izquierda, seguida de una columna de nombres de compañías, y así sucesivamente.

Si no puede encontrar un contacto determinado en una vista que está organizada en columnas, haga clic en el título de la columna una vez para ordenar por esa columna. Por ejemplo, supongamos que desea ver los nombres de las personas que trabajan para IBM y que están inscritas en su lista de contactos. Una manera fácil de ver todos sus nombres simultáneamente es ordenar la columna EMPRESA.

Para ordenar por nombre de columna, siga estos pasos:

  1. En el módulo Personas, seleccione Vista de teléfono en el grupo Vista actual de la cinta. La lista de contactos aparece en la vista Teléfono.
  2. Haga clic en el encabezado en la parte superior de la columna EMPRESA. Sus contactos aparecen en orden alfabético de la A a la Z (también conocido como orden ascendente) según el nombre en la columna EMPRESA. Ahora es más fácil encontrar a alguien: Desplácese hacia abajo hasta esa parte del alfabeto. Si ordena por empresa, todos los contactos se alinean en el orden del nombre de la empresa. Si hace clic en el encabezado por segunda vez, sus contactos aparecerán en orden alfabético inverso (también conocido como orden descendente).

Cómo reorganizar las vistas en Outlook 2019

Puede reorganizar la apariencia de una vista simplemente arrastrando el título de la columna y soltando el título donde desee. Este es un ejemplo que mueve la columna PAÍS/REGIÓN a la izquierda de la columna ARCHIVO COMO:

  1. Si la lista de contactos aún no se muestra en la vista Teléfono, haga clic en el botón Teléfono del grupo Vista actual en la ficha Inicio. Es posible que ya esté en la vista Teléfono desde el conjunto de pasos anterior.
  2. Haga clic en el encabezado PAÍS/REGIÓN y arrástrelo hasta la parte superior de la columna ARCHIVO COMO a su izquierda. Verá un par de flechas rojas que apuntan al borde entre las dos columnas a la izquierda de la columna en la que ha hecho clic. Las flechas rojas le indican dónde dejará caer la columna Outlook cuando suelte el botón del ratón.
  3. Suelte el botón del ratón. La columna que arrastró se encuentra ahora a la izquierda de la otra columna. Puede utilizar el mismo proceso para mover cualquier columna en cualquier vista de Outlook.

Debido a que la pantalla no es tan ancha como la lista, es posible que deba desplazarse hacia la derecha para ver columnas adicionales. Puede reordenar las columnas como desee para que las que utiliza con más frecuencia aparezcan a la izquierda, de modo que no tenga que desplazarse cada vez que quiera verlas.

Cómo utilizar las vistas agrupadas en Outlook 2019

A veces, la clasificación no es suficiente. Las listas de contactos pueden llegar a ser bastante largas después de un tiempo; usted puede recolectar fácilmente unos cuantos miles de contactos en unos pocos años. Ordenar una lista tan larga significa que si estás buscando algo que comienza con la letra M, por ejemplo, el elemento que quieres encontrar estará a unos tres pies por debajo de la parte inferior del monitor, sin importar lo que hagas.

Los grupos son la respuesta, y no me refiero a Outlook Anónimo. Outlook ya le ofrece varias listas predefinidas que utilizan la agrupación.

Puede ver varios tipos de listas en Outlook: Una lista ordenada es como una baraja de cartas distribuida en orden numérico, comenzando con los doses, luego los tres, luego los cuatro, y así sucesivamente, a través de las cartas ilustradas. Una vista agrupada es como ver las cartas dispuestas con todos los corazones en una fila, luego todas las picas, luego los diamantes y luego los palos.

Reunir elementos de tipos similares en grupos es útil para tareas tales como encontrar a todas las personas de su lista que trabajan para una empresa determinada cuando desea enviar felicitaciones por un nuevo negocio. Debido a que la agrupación por empresa es útil con tanta frecuencia, la vista Lista clasifica los contactos por empresa y se configura como una vista predefinida en Outlook.

Para utilizar la vista Lista y ver la agrupación por Compañía, siga estos pasos:

  1. En el módulo Personas, haga clic en la ficha Inicio.
  2. Seleccione Lista en el grupo Vista actual en la ficha Inicio.

Cada encabezado tiene un prefijo Compañía: Prefijo y representa una compañía diferente. Cada encabezado le indica cuántos artículos se incluyen bajo ese encabezado. En la siguiente figura, por ejemplo, puedes ver que dos personas trabajan para Schmoe Unlimited.

El símbolo del triángulo a la izquierda del encabezado expande o colapsa el grupo de contactos bajo ese encabezado.

Si las vistas de grupo predefinidas no satisfacen sus necesidades, puede agrupar los elementos según casi todo lo que desee, suponiendo que haya introducido los datos. Para agrupar por otro campo, siga estos pasos:

  1. En el módulo Personas, haga clic en la ficha Ver y seleccione Ver configuración. La configuración de la Vista Avanzada: Se abre el cuadro de diálogo Lista. Observe que Agrupar por se establece en Compañía.
  2. Haga clic en Agrupar por. Se abre el cuadro de diálogo Agrupar por. Observe que Agrupar artículos por se establece en Compañía. Véase la figura siguiente.
  3. Abra la lista de empresas y seleccione otro campo.
  4. Haga clic en Ascendente o Descendente para especificar el orden de clasificación. A a Z es ascendente, y Z a A es descendente.
  5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Agrupar por.
  6. Haga clic en Aceptar para cerrar la Configuración de la vista avanzada: Ventana de diálogo de lista.

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