Cómo tratar con múltiples ubicaciones de inventario en QuickBooks 2016

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QuickBooks 2016 para tontos

Por Stephen L. Nelson

Con una simplicidad bastante elegante, QuickBooks maneja su inventario y hace bien el trabajo para muchas empresas. Desafortunadamente, es probable que encuentre un verdadero dolor de cabeza cuando utilice las versiones más comunes de QuickBooks para el inventario. ¿Qué sucede si almacena el inventario en varios lugares, por ejemplo, en un almacén de Michigan y en un centro de distribución de Chicago? ¿O en un par de puntos de venta – uno en el lado derecho de las vías y el otro en el lado equivocado de las vías?

El problema es que QuickBooks está configurado para tratar con una sola ubicación de inventario. Así que aunque usted puede saber cuánto inventario tiene en total, si no tiene cuidado, no sabrá cuánto hay en Michigan y cuánto hay en Chicago. Y ni siquiera se puede comprobar la contracción del inventario porque los registros de QuickBooks no están vinculados a los recuentos de inventario específicos de cada ubicación.

Ahora, usted necesita saber de antemano que no tiene ninguna manera barata y buena de lidiar con esto en las versiones de QuickBooks. Usted tiene un par de soluciones baratas y descuidadas como se describe en los siguientes párrafos. Y usted tiene una buena – aunque costosa – manera, que es pasar a la versión Enterprise Solutions de QuickBooks.

Mantenga manualmente inventarios separados por ubicación.

Si sólo tiene un puñado de artículos en su pequeño negocio – digamos, unas pocas docenas – es bastante fácil mantener un simple control manual de lo que tiene en el almacén de Michigan y de lo que hay en las instalaciones de distribución de Chicago.

Tal sistema es muy…. burdo. Puede que sólo sean un par de notas adhesivas grabadas en el monitor de su ordenador. No bromees. Aún así, le permite saber cuánto inventario tiene (aproximadamente) y dónde está almacenado. Y para algunos propósitos, eso funciona bien.

Utilizar números de posición diferentes para ubicaciones diferentes

El vergonzosamente burdo enfoque anterior no funciona si usted tiene muchos artículos, por lo que el enfoque no funcionará para un minorista de múltiples ubicaciones. Por consiguiente, si usted es un minorista con un gran número de artículos, probablemente necesite crear conjuntos de números de artículo para cada ubicación de inventario. Esto significa mucho más trabajo para usted, por supuesto, pero es realmente la única manera práctica de manejar su inventario si tiene más de un puñado de artículos.

Actualizar a QuickBooks Enterprise Solutions

Si desea un enfoque realmente sólido para la gestión de inventarios, incluida la capacidad de manejar múltiples ubicaciones de inventario, debería considerar la posibilidad de adoptar la versión Enterprise Solutions de QuickBooks.

QuickBooks Enterprise Solutions se ocupa de manera efectiva de situaciones en las que usted está manteniendo inventario en múltiples ubicaciones y transfiriendo inventario entre ubicaciones con la función de Inventario Avanzado. Las Soluciones Empresariales de QuickBooks sobrecargan aún más la administración de inventarios al soportar números de serie y rastreo de lotes, de modo que las empresas pueden rastrear de cerca lotes de artículos de inventario e incluso artículos específicos.

QuickBooks Enterprise Solutions cuesta considerablemente más que QuickBooks Pro y QuickBooks Premier. Actualmente, por ejemplo, el sitio web de Intuit cita el precio de hasta cinco usuarios en aproximadamente 3.500 dólares. Y las características avanzadas de inventario rondan los mil dólares al año. Por cierto, puede aumentar el número de usuarios de QuickBooks Enterprise Solutions por dinero adicional. Aproximadamente (y este es un número aproximado) usted paga alrededor de $10,000 para tener hasta 30 usuarios. (Esté atento a los descuentos.)

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