Cómo trabajar con varios documentos en Word 2013

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Word 2013 para tontos

Por Dan Gookin

No es necesario que limite el uso del procesador de textos a trabajar con un solo documento. Puede abrir varios documentos en Word 2013, puede trabajar en el lote, incluso puede dividir un documento en una ventana o abrir un solo documento en dos o más ventanas. No es imposible. No es una locura.

Cómo abrir varios documentos a la vez

No se trata de si Word puede trabajar en más de un documento a la vez. No, es cuestión de cómo abrir esos documentos.

  • Simplemente siga usando el comando Abrir para abrir documentos. No existe un límite oficial en el número de documentos que Word puede tener abiertos, aunque debe evitar tener demasiados abiertos (más de diez o más), porque ralentizan su computadora.
  • En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione varios documentos para abrir. Mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras hace clic para seleccionar documentos. Haga clic en el botón Abrir, y todos los documentos se abrirán, cada uno en su propia ventana.
  • En cualquier ventana de carpeta, seleccione varios iconos de documentos Word. Lazo con el ratón, o Ctrl+clic para seleccionar varios documentos. Presione la tecla Enter para abrir el lote.

Cómo cambiar entre varios documentos

Cada documento se encuentra en su propia ventana del programa Word. Una forma de cambiar de una a otra es usar el menú Cambiar de Windows en la pestaña Ver. El menú enumera hasta nueve documentos abiertos en Word: Para cambiar a otro documento, selecciónelo en el menú.

Cuando hay más de nueve documentos abiertos a la vez, el último elemento del menú Cambiar de Windows es el comando Más Windows. Al seleccionar esta posición se visualiza la ventana de diálogo Activar, que enumera todas las ventanas de documento abiertas. Seleccione un documento de la ventana y haga clic en Aceptar para cambiar a él.

Tenga cuidado con cualquier documento de la lista denominado Documento1, Documento2 o similar. Tal nombre significa que aún no has guardado tus cosas. Hágalo ahora mismo!

Cómo ver más de un documento a la vez

Para ver dos o más documentos mostrados en la pantalla al mismo tiempo, seleccione la ficha Ver y haga clic en el botón Organizar todos. Inmediatamente, Word organiza todas sus ventanas, colocándolas en la pantalla como las piezas de un rompecabezas.

  • Usar el comando Organizar todo está bien para unos pocos documentos, pero para demasiados, terminas con un desastre inútil.
  • Word no organiza las ventanas minimizadas.
  • Sí, la cinta desaparece cuando la ventana del documento es demasiado pequeña.
  • Aunque puede ver más de un documento a la vez, sólo puede trabajar en uno a la vez. El documento con la barra de título resaltada es el que está «encima».
  • Al hacer clic en el botón Maximizar de una ventana, se restaura el documento a su vista normal de pantalla completa.

Cómo comparar dos documentos uno al lado del otro

Una forma rápida y práctica de revisar dos documentos es colocarlos uno al lado del otro en dos ventanas y bloquear su desplazamiento para que pueda examinarlos a la vez. Así es como se hace este truco:

  1. Abra ambos documentos.
  2. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en el botón Ver lado a lado. Word ordena instantáneamente ambos documentos en ventanas verticales, con el documento actual a la izquierda y el otro a la derecha.
  3. Si se desplaza por un documento, también se desplaza por el otro. En este modo, puede comparar dos documentos diferentes o similares. puede desactivar el desplazamiento sincrónico haciendo clic en el botón de desplazamiento sincrónico, que se encuentra en el grupo Ventana.
  4. Cuando haya terminado, vuelva a elegir Ver lado a lado.

Cómo ver el mismo documento en varias ventanas

Un truco práctico para ver documentos, especialmente documentos largos, es abrir un solo documento en dos ventanas. Este truco hace que escribir y editar sea más fácil que ir y venir dentro de la misma ventana del documento y potencialmente perder su lugar.

Para abrir una segunda ventana en un solo documento, haga clic en la ficha Ver. En el grupo Ventana, haga clic en el botón Ventana nueva. Se abre una segunda ventana que muestra el documento actual. Puede confirmar que el mismo documento está en dos ventanas comprobando la barra de título de la ventana: El nombre de archivo de la primera ventana es seguido por :1, y el nombre de archivo de la segunda ventana es seguido por :2.

Cuando ya no necesite la segunda ventana, simplemente ciérrela. Puede cerrar cualquier ventana :1 o :2; no importa. Cerrar la segunda ventana simplemente elimina esa vista. El documento sigue abierto y disponible para su edición en la otra ventana.

  • A pesar de que hay dos ventanas abiertas, usted sigue trabajando en un solo documento. Las modificaciones realizadas en una ventana se actualizan en la segunda.
  • Esta función es útil para cortar y pegar texto o gráficos entre las secciones de un documento largo.
  • Incluso puede abrir una tercera ventana seleccionando de nuevo el comando Ventana nueva.

Cómo usar el viejo truco de la pantalla dividida

La división de la pantalla le permite ver dos partes del documento en la misma ventana. No hay necesidad de molestar con ventanas adicionales aquí: La parte superior de la ventana muestra una parte del documento; la parte inferior, otra. Cada mitad de la pantalla se desplaza individualmente, por lo que puede examinar diferentes partes del mismo documento sin cambiar de ventana.

Para dividir una ventana, haga clic en el botón Dividir. Se encuentra en la pestaña Ver, en el área Ventana. A continuación, el documento actual se divide en dos vistas. Cada parte puede desplazarse individualmente para que pueda examinar o editar diferentes partes del documento en la misma ventana.

Para deshacer la división, haga doble clic con el ratón. Poof! Se ha ido.

  • Cuando la regla está visible, aparece una segunda regla justo debajo de la división.
  • Puede mover la división hacia arriba o hacia abajo arrastrándola con el ratón.

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