Cómo trabajar con transacciones en un registro en línea de QuickBooks

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QuickBooks en línea para tontos

Por Elaine Marmel

Usted abre un registro desde la página Plan de Cuentas en QuickBooks Online (QBO). Para abrir la página Plan de cuentas, haga clic en el icono Equipo al lado del nombre de su empresa y, en el menú que aparece, haga clic en Plan de cuentas en la columna Configuración.

En la página Plan de cuentas, puede hacer doble clic en cualquier cuenta que muestre un monto en dólares (incluyendo 0) en la columna Balance de QuickBooks; todas estas cuentas son cuentas de Balance y tienen registros.

Puede hacer clic en una cuenta para seleccionarla. Si el botón Registrar encima de la lista de cuentas está disponible, entonces usted sabe que ha seleccionado una cuenta de Balance General. Puede hacer clic en el botón Registrar para abrir el registro de la cuenta.

Introducción de una operación

Después de hacer clic en el botón Registrar o doble clic en una cuenta de Balance, puede introducir una transacción en un registro; siga estos pasos:

  1. QBO rellena la fecha de hoy y muestra una pequeña caja de lista encima de la fecha.
  2. Haga clic en el cuadro de lista y, en la lista que aparece, seleccione el tipo de transacción que desea introducir. Después de abrir la caja de lista, QBO muestra la lista de tipos de transacciones disponibles y, en el proceso, cubre la fecha de la transacción; es por eso que no puede ver la fecha de la transacción aquí. Por ejemplo, se puede registrar un pago de deudor en un registro de cuenta bancaria, pero no se puede introducir una factura de deudor. Del mismo modo, se puede registrar un cheque o un pago de efecto en un registro de cuenta bancaria, pero no se puede introducir un efecto de acreedor.
  3. Pulse Tab y, si es necesario, modifique la fecha de la transacción.
  4. Por ejemplo, si está grabando un cheque, proporcione el número de cheque.
  5. Por ejemplo, si está registrando un pago que recibió de un cliente, seleccione el nombre del cliente. Si está escribiendo un cheque, proporcione el nombre del beneficiario.
  6. En la columna correspondiente, indique el monto de la transacción En un registro de cuenta bancaria, registre un pago que esté realizando en la primera columna de monto en dólares y un monto que esté depositando en la segunda columna de monto en dólares.
  7. Pulse Tab.QBO La ubicación del punto de inserción depende del tipo de transacción que esté introduciendo. Por ejemplo, si está ingresando un pago recibido, un pago de facturas o una transacción de reembolso, QBO coloca el punto de inserción en la columna Memo, donde puede escribir un memo para la transacción; sin embargo, si está ingresando un cheque, un depósito, un recibo de ventas, una compra en efectivo, un gasto, una transferencia o una transacción de registro en el diario, QBO coloca el punto de inserción en la columna Cuenta. Seleccione la otra cuenta (además de la cuenta cuyo registro ha abierto) afectada por la transacción. Por ejemplo, si está ingresando un cheque, seleccione una cuenta de gastos. Si introduce una cuenta y pulsa Tab, puede introducir una nota para la transacción.
  8. Presione Tab y luego haga clic en el botón Guardar que aparece justo debajo de la transacción.

Tratamiento de una operación

Puede editar una transacción desde un registro haciendo clic en la transacción y luego en el botón Editar que aparece debajo de la transacción. Sin embargo, no se edita la transacción en el registro. En su lugar, QBO abre automáticamente la ventana de transacción para el tipo de transacción que ha seleccionado. Por ejemplo, si opta por editar una transacción de gastos en un registro de cuenta, QBO muestra la transacción en la página de transacciones de gastos.

Búsqueda de transacciones

Después de un tiempo, el número de transacciones en un registro puede ser muy largo, especialmente en un registro de cuentas bancarias. Por lo tanto, buscar una transacción hojeando el registro – u hoeballing – puede convertirse en una forma no productiva de encontrar una transacción. En su lugar, puede utilizar un par de accesos directos para ayudarle a encontrar una transacción en particular.

Primero, puede personalizar la apariencia de las transacciones en el registro; haga clic en el botón Personalizar que aparece debajo del nombre del registro. QBO muestra una ventana que le permite

  • Clasifique las operaciones por fecha, número de referencia, importe (ascendente o descendente), status de reconciliación o fecha de creación.
  • Filtrar las operaciones visualizadas por status de reconciliación.
  • Muestre cada transacción en una sola línea de registro en lugar de dos líneas.

Esta figura se centra en el lado derecho de la página de registro. Observe el cuadro Ir a la fecha; puede escribir una fecha de la transacción y hacer clic en el botón Ir a la derecha del cuadro Ir a la fecha para ver rápidamente las transacciones que comienzan con esa fecha.

Además, puede hacer clic en el botón Buscar en Registro que aparece en la esquina superior derecha de la página de registro. Cuando hace clic en Buscar en Registrar, QBO muestra el cuadro de diálogo Buscar registro.

Desde esta ventana de diálogo, puede buscar por receptor del pago, cuenta, importe, número de referencia, fecha, nota o clase de movimiento. Después de seleccionar una de estas opciones en el cuadro de lista Buscar, haga una selección o escriba lo que desea encontrar en el cuadro Buscar.

A continuación, utilice el cuadro de lista Coincidir si las transacciones que QBO encuentra deben coincidir exactamente, contener, ser mayores o menores que la información que usted proporcionó en el cuadro Buscar. Finalmente, haga clic en el botón Buscar y QBO mostrará una lista de transacciones que coinciden con sus criterios de búsqueda.

En segundo plano, detrás de la ventana Buscar registro, QBO abre la primera transacción de la lista en la ventana de transacciones en la que se creó. Por ejemplo, si la primera transacción de la lista es un pago de facturas, entonces QBO abre la ventana de transacción de pago de facturas y muestra los detalles de esa primera transacción encontrada como resultado de su búsqueda.

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