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QuickBooks 2018 Todo en uno para tontos

Por Stephen L. Nelson

QuickBooks le facilita a usted, un contador, el registro de las anotaciones en el diario. Si usted ha pasado algún tiempo trabajando con QuickBooks, es posible que sepa que la mayoría de los asientos que se registran en el archivo de datos de QuickBooks se registran automáticamente. Si alguien escribe un cheque, por ejemplo, QuickBooks registra el asiento para ello. Cuando alguien crea una factura, de nuevo, QuickBooks registra el asiento para ello.

En algunos casos, sin embargo, alguien – probablemente usted – necesita registrar un asiento para obtener alguna transacción en el archivo de datos de QuickBooks. Los asientos se utilizan para registrar la amortización, para acumular pasivos y para registrar la disposición de activos fijos, por ejemplo.

Registro de un asiento

Para registrar un asiento, seleccione Empresa →Make Asientos generales. QuickBooks muestra la ventana Realizar asientos generales, como se muestra.

Probablemente pueda averiguar cómo utilizar la ventana Hacer asientos generales usted mismo. Se introduce la fecha de registro en el diario general en el cuadro Fecha. La casilla Número de entrada se utiliza para numerar asientos o para asignarles un código significativo. Después de proporcionar esta información básica, se utilizan las columnas de la ventana Realizar asientos generales para registrar el asiento. No es necesario que le diga que el número o el nombre de la cuenta del libro mayor aparece en la columna Cuenta, el importe del Debe en la columna Débito y el importe del Haber en la columna Crédito. Sin embargo, puede ser útil que se le recuerde que puede usar la columna Nota para ingresar alguna descripción del débito o crédito; puede usar la columna Nombre para identificar al cliente, proveedor, empleado u otro nombre asociado con el crédito o débito; puede usar la columna Facturable para indicar que el débito o crédito se debe listar como un monto a facturar al cliente nombrado; y puede usar la columna Clase (si ha activado el seguimiento de clase) para clasificar el débito o crédito.

Nunca se debe poner un nombre en la primera línea del asiento. Si lo hace, ese nombre se asociará a cada línea de ese asiento cuando vea informes en QuickBooks, incluso si el nombre se refiere sólo a la primera línea.

Si se desea asociar nombres con líneas de un asiento, una forma de hacerlo limpiamente es dejar en blanco la primera línea del asiento para que no se asocien inadvertidamente con los informes.

Anulación de un asiento

Para anular un asiento, primero visualice la ventana Realizar asientos generales seleccionando el comando Compañías →Make Asientos generales. QuickBooks muestra la ventana Realizar asientos generales. Utilice los botones Anterior y Siguiente para navegar por los asientos generales que ya ha introducido. ¿Encontraste la entrada? Bien.

Una actualización de la versión de este año significa que todos los asientos generales se pueden anular de la misma manera: Cuando encuentre el asiento que desee anular, haga clic en el botón Anular. (El botón Anular aparece en el borde superior de la ficha Principal de la ventana Realizar asientos generales). QuickBooks anula el asiento general introduciendo una transacción en el siguiente mes contable con los débitos y abonos flip-flop.

La casilla de verificación Ajustar asiento, disponible en la ventana Realizar asientos generales en algunas versiones de QuickBooks, indica que el asiento es un asiento especial realizado después del hecho por el contable. Se puede imprimir un informe de sólo esos “asientos de ajuste” especiales.

Tratamiento de asientos

Típicamente, no querrá hacer el tonto y luego cambiar los asientos. Sin embargo, si siente la necesidad de hacer cambios, QuickBooks le ofrece un menú Edición con comandos que puede usar para este propósito. Por un lado, QuickBooks proporciona un comando Eliminar diario general que se puede utilizar para eliminar el asiento que se muestra en la ventana Realizar asientos generales. QuickBooks también proporciona un comando Vacío de diario general que puede utilizar para anular el asiento de diario general que se muestra en la ventana. Normalmente, y de nuevo, esto ya se sabe, no se desea borrar asientos generales. En su lugar, desea anularlos. Suficiente dicho.

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