Cómo trabajar con pedidos parciales en QuickBooks Online

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Por Elaine Marmel

¿Trabajar con una orden de compra parcial en QuickBooks Online? Puede añadir sólo una parte de un pedido a una transacción para pagar las mercancías recibidas y dejar las otras posiciones pendientes. Suponga que usted recibe sólo una parte de un pedido o que desea pagar sólo una parte de un pedido. No hay problema. Puede agregar parte de una orden de compra a una transacción de factura, cheque o gasto y luego agregar más a otra factura, cheque o gasto, y continuar de esta manera hasta que utilice la orden de compra completa.

QBO enlaza múltiples transacciones con la orden de compra y QBO cierra automáticamente la orden de compra cuando usted ha enlazado todas las líneas de la orden de compra con cualquier combinación de transacciones de facturas, cheques o gastos. Si determina que no va a recibir alguna línea en la orden de compra, puede cerrar manualmente esa línea sin enlazarla con otra transacción. Haga clic en la línea que desea cerrar en el pedido y marque la casilla en la columna Cerrado.

Puede cerrar manualmente un pedido completo si ya no lo necesita; sólo tiene que hacer clic en el indicador de status Pedido debajo del nombre del proveedor y cambiar el status de Abierto a Cerrado.

Suponga que tiene una orden de compra similar a la que se muestra aquí y que recibe dos líneas en la orden de compra, pero todavía está esperando las otras dos líneas.

Puede crear una transacción para pagar sólo los artículos que ha recibido y dejar el resto abierto en el pedido. Siga estos pasos:

  1. Abra el menú Crear (el signo más) y seleccione Factura, Cheque o Gasto, según la clase de operación que desee utilizar. Para este ejemplo, utilicemos una verificación.
  2. Los pedidos disponibles para el proveedor seleccionado aparecen en el panel de la derecha de la pantalla, donde se pueden ver algunas de las líneas del pedido, así como sus importes originales y actuales, una verificación que muestra un pedido disponible con múltiples líneas para el proveedor seleccionado.
  3. QBO añade todas las líneas de la orden de compra a la sección Detalle del artículo o Detalles de la cuenta a partir de la primera línea disponible en la sección correspondiente.
  4. Edite la cantidad o cantidad de cada línea para reflejar la porción que desea registrar como parcialmente recibida o pagada En esta imagen, las cantidades fueron puestas a cero en la primera y última línea para indicar que esos artículos no han sido recibidos todavía. Tenga en cuenta que puede pagar parcialmente una línea del pedido modificando las cantidades de esa línea del importe original del pedido al número que recibe.
  5. Grabe la transacción Factura, Cheque o Gasto.

Si vuelve a abrir la orden de compra, verá que QBO realiza un seguimiento del estado de los artículos en las líneas individuales de la compra.

Si repito el proceso de recibir algunos de los artículos en la orden de compra, la orden de compra en el panel lateral indica que el valor total y el saldo restante actual no son los mismos, lo que implica que se ha recibido una parte de la orden de compra. Y, después de que identifique los artículos recibidos adicionales y guarde la transacción de factura, cheque o gasto, la compra original muestra dos transacciones vinculadas y, si corresponde, líneas cerradas adicionales en la orden de compra.

Al hacer clic en Transacciones enlazadas en el estado de la orden de compra se muestran los tipos de transacciones enlazadas, las fechas y los importes; puede hacer clic en cualquier transacción enlazada para visualizarla.

¿Se pregunta cómo determinar fácilmente qué cantidad de una orden de compra en particular ha recibido o pagado y cuánto queda pendiente? Utilice el informe Detalle de pedidos pendientes.

En esta imagen, el panel de navegación se oculta haciendo clic en las tres barras horizontales de la esquina superior izquierda de la ventana QBO.

Para ejecutar este informe, haga clic en Informes en el panel de navegación. A continuación, utilice el cuadro de búsqueda para escribir “Abrir compra” (no tendrá que escribir más que eso – QBO muestra el título del informe en los resultados de la búsqueda y puede hacer clic en él para mostrar el informe). También puede utilizar el informe Lista de pedidos pendientes.

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