Cómo trabajar con los botones de la ventana del informe QuickBooks 2018

La ventana Informe suele tener diez botones: Personalice el informe, comente el informe, comparta la plantilla, memorice, imprima, imprima, envíe un correo electrónico, oculte la cabecera, oculte la información y actualice. Puede averiguar qué hacen estos botones de comando mediante la experimentación. Si no tiene tiempo para eso, lea las siguientes secciones.

Botón Personalizar informe

El botón Personalizar informe muestra el cuadro de diálogo Modificar informe.

Comentario sobre el botón Informe

Al hacer clic en el botón Comentario sobre el informe se muestra la ventana Comentario sobre el informe (mostrada). Para utilizar el cuadro de diálogo Comentario sobre el informe, haga clic en el valor del informe que desee anotar con un comentario. QuickBooks abre un cuadro de comentarios en la parte inferior de la ventana, usted escribe su comentario y luego hace clic en el botón Guardar.

Cuando haya terminado de comentar el informe, debe guardar el informe anotado. Para ello, haga clic en el botón Aceptar cuando QuickBooks le pregunte si desea guardar el informe comentado. Más adelante, cuando imprima el informe, podrá incluir sus comentarios. (Esta es una gran herramienta para los contadores y tenedores de libros que quieren explicar lo que significan los números a otros lectores de los estados financieros.) Para imprimir un informe comentado guardado, elija el informe en el menú Informes de Reports→Commented

Botón Compartir plantilla

El botón Compartir plantilla, que QuickBooks habilita después de haber personalizado un informe de alguna manera, le permite compartir la configuración de su informe personalizado (no los datos) con otros usuarios de QuickBooks. Al hacer clic en este botón, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Compartir plantilla (no se muestra). Utilice el cuadro de diálogo para dar un nombre a su plantilla de informe (idealmente un nombre inteligente, por favor), describa su informe personalizado con algunas palabras clave, proporcione su nombre y dirección de correo electrónico, y utilice los botones de opción proporcionados para indicar si desea permanecer anónimo. Al hacer clic en Compartir, QuickBooks carga su plantilla de informe en un sitio web de Intuit donde otras personas pueden tomar la plantilla y utilizarla.

Botón de memorización

El botón Memorizar muestra el cuadro de diálogo Memorizar informe, que se muestra aquí. El cuadro de diálogo Memorizar informe permite memorizar o guardar permanentemente un conjunto determinado de parámetros de creación de informes. Después de memorizar estas configuraciones, puede producir exactamente el mismo informe seleccionando el informe memorizado en el submenú Informes memorizados de Reports→

Puede guardar un informe memorizado en el Grupo de informes memorizados. Para ello, seleccione la casilla de selección Grabar en grupo de informes memorizados. A continuación, utilice la lista desplegable Grabar en grupo de informes memorizados para seleccionar el grupo de informes en el que se debe guardar el informe memorizado.

Botón Imprimir

El botón de comando Imprimir en la barra de menú superior muestra una lista desplegable con dos opciones: Reportar y Guardar Como PDF. Si hace clic en Informe, QuickBooks (a veces después de un poco de molestia) muestra el cuadro de diálogo Imprimir informes, que se muestra aquí, que le permite elegir cómo debe imprimirse el informe y dónde debe imprimirse. La ficha Configuración, por ejemplo, permite elegir la impresora, seleccionar una orientación de página (vertical u horizontal), especificar si desea imprimir sólo un rango de páginas del informe, controlar el salto de página y ajustar las dimensiones (ancho y alto) del informe. Si hace clic en Guardar como PDF, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Guardar documento como PDF, que le permite crear un PDF del documento del informe.

La ficha Márgenes del cuadro de diálogo Imprimir informes, que se muestra aquí, le permite especificar los márgenes que QuickBooks debe utilizar en las páginas del informe impreso. Los márgenes superior, derecho, inferior e izquierdo se especifican en pulgadas.

Haga clic en el botón Vista previa, proporcionado en el cuadro de diálogo Imprimir informes, para mostrar la ventana Vista previa. La ventana de vista previa muestra el aspecto de las páginas de su informe impreso. La ventana también incluye botones que permiten pasar a las páginas anteriores y siguientes del informe, acercar y alejar el informe e imprimirlo.

Una vez que haya utilizado la ficha Configuración y la ficha Márgenes para especificar cómo QuickBooks debe imprimir un informe, haga clic en Imprimir. QuickBooks envía el informe a su impresora.

Botón Correo

El botón de comando Correo electrónico le permite enviar por correo electrónico una versión del libro de trabajo de Excel de un informe o una versión PDF de un informe a otra persona como un archivo adjunto de correo electrónico.

botón de Excel

Si hace clic en el botón Excel, QuickBooks muestra un submenú en el que puede seleccionar Crear nueva hoja de trabajo o Actualizar hoja de trabajo existente. Seleccione Crear nueva hoja de trabajo para visualizar la ventana de diálogo Enviar informe a Excel, que se muestra aquí. La ventana de diálogo Enviar informe a Excel permite tomar la información de un informe y copiarla en un archivo que un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, puede abrir fácilmente. Puede enviar la copia a una nueva hoja de cálculo Excel, a una hoja de cálculo Excel existente o a un archivo.csv (valores separados por comas), que puede ser abierto por casi cualquier hoja de cálculo o programa de base de datos.

Para copiar el informe a un libro de trabajo nuevo, seleccione el botón de selección Crear nueva hoja de trabajo. Desde allí, tiene la opción de crear una hoja de cálculo Excel completamente nueva (haga clic en la opción En Libro de Trabajo Nuevo) o crear una hoja nueva en un archivo existente utilizando el botón de selección En Libro de Trabajo Existente; luego ingrese la ruta y el nombre del libro de trabajo en el cuadro de texto que QuickBooks abre después de seleccionar el botón de selección. (Si no conoce la ruta y el nombre del libro de trabajo, haga clic en el botón Examinar y, a continuación, utilice el cuadro de diálogo que QuickBooks muestra para localizar el archivo del libro de trabajo.)

Si desea copiar el informe en una hoja de cálculo de Excel existente, seleccione el botón de selección Actualizar una hoja de cálculo existente. QuickBooks hace que Excel actualice el libro de trabajo previamente exportado.

Si desea reemplazar una hoja de cálculo de Excel existente con el nuevo informe que está enviando a Excel, seleccione el botón de opción Reemplazar una hoja de cálculo existente. Luego, cuando QuickBooks abre un cuadro de texto y agrega el botón Examinar, ingrese la ruta y el nombre del libro de trabajo en el cuadro de texto o haga clic en el botón Examinar, navegue hasta el libro de trabajo y selecciónelo.

Por último, si desea copiar la información del informe a un archivo.csv (un formato de archivo que puede abrir cualquier hoja de cálculo o programa de base de datos), seleccione el botón de opción Crear un archivo de valores separados por comas (.csv).

Si hace clic en el botón de comando Avanzado en el cuadro de diálogo Enviar informe a Excel, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de Excel que se muestra aquí. Este cuadro de diálogo le permite controlar el formato de las copias de QuickBooks en Excel (hágalo con las casillas de verificación de Opciones de QuickBooks), activar o desactivar determinadas funciones de formato de Excel (hágalo con las casillas de verificación de Opciones de Excel) y configurar alguna información preliminar de impresión de libros de trabajo en Excel (hágalo con los botones de radio Opciones de impresión). Todo esto se relaciona con el funcionamiento de Excel. Si se siente cómodo trabajando con Excel, siga adelante y haga los cambios que desee. Si no se siente cómodo trabajando con Excel, siga adelante y acepte las sugerencias predeterminadas de QuickBooks. Puede cambiar todo esto más tarde, y con bastante facilidad, en Excel.

Si está trabajando con QuickBooks, sepa que Excel es una herramienta maravillosa para profundizar en sus datos. Tenga en cuenta también que la próxima vez que compre un PC, es posible que tenga la opción de obtener Microsoft Office como parte del precio de compra. Microsoft Excel viene con Microsoft Office.

Botón Ocultar encabezado

El botón Suprimir encabezado y el botón Ocultar cambian la forma en que aparece el informe en la ventana Informe y, si se imprime, en la página.

Haga clic en el botón Ocultar encabezado para eliminar la información del encabezado, como el nombre de la empresa. Si oculta el encabezado, puede hacer clic de nuevo en el botón Ocultar encabezado para reemplazarlo.

Botón Contraer

El botón Contraer contraviene los detalles de un informe. QuickBooks no muestra subcuentas en un informe colapsado – sólo cuentas.

Para descolapsar un informe que previamente colapsó, haga clic en el botón Expandir. QuickBooks reemplaza el botón Contraer por el botón Expandir cuando la ventana Informe muestra un informe contraido.

No pierda tiempo tratando de averiguar qué hacen los botones Ocultar encabezado y Contraer/Expandir. Si tiene una pregunta, simplemente muestre un informe en la ventana Informe y haga clic en el botón de comando sobre el que tiene una pregunta. Los cambios en la ventana Informe muestran lo que hace el botón de comando.

Botón de actualización

El botón Actualizar le indica a QuickBooks que actualice la información de un informe para cambios en el archivo de datos de QuickBooks. Esto parece una locura al principio, pero en realidad puede dejar abiertas las ventanas de informes. Esto significa que una ventana de informe puede mostrar, por ejemplo, una cuenta de pérdidas y ganancias de hace una semana. Si ha introducido varias operaciones en la última semana, es posible que los datos del informe ya no sean correctos. Al hacer clic en el botón Actualizar, QuickBooks sabe que debe actualizar el informe con los cambios más recientes.

Normalmente, QuickBooks le pide que actualice un informe para realizar cambios en el archivo de datos de QuickBooks. Sin embargo, si no sigue la sugerencia de QuickBooks de actualizar, puede hacer clic en Actualizar para actualizar.

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