Cómo trabajar con archivos de Office (documentos, cuadernos y presentaciones) en el iPad

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Por Peter Weverka

Ahora tienes Office en tu iPad. ¡Genial! Aquí hay algunos consejos. Los archivos tienen diferentes nombres en Office. Un archivo de Word se llama documento; un archivo de Excel se llama libro de trabajo; y un archivo de PowerPoint se llama presentación. Con cualquier nombre, le encantará saber que las técnicas para crear, abrir, guardar y nombrar archivos son las mismas.

Cómo Office para el iPad maneja los archivos

Office para el iPad funciona bajo el supuesto de que tu iPad siempre está conectado a Internet y quieres almacenar tus archivos en OneDrive, la instalación de almacenamiento de archivos en línea de Microsoft. Sin embargo, puedes almacenar archivos en el propio iPad. Además, puedes mover archivos de un lado a otro entre el iPad y OneDrive.

En Word, Excel y PowerPoint para el iPad, todas las operaciones con archivos se realizan a través de la ventana de Office y el menú Archivo. Para manejar archivos, mire en la esquina superior izquierda de la pantalla y pulse el botón Oficina o el botón Archivo. Al tocar Oficina se abre la ventana Oficina; al tocar Archivo se abre el menú Archivo:

  • Ventana de la oficina: Ofrece comandos para iniciar y cerrar sesión en OneDrive, crear archivos y abrir archivos.
  • Menú Archivo: Ofrece comandos para nombrar, duplicar, restaurar e imprimir archivos, así como para ver las propiedades de un archivo.

Abrir un archivo

Al iniciar Word, Excel o PowerPoint para el iPad, también se abre el archivo que se abrió la última vez que se ejecutó la aplicación. ¿Este es el archivo en el que quieres trabajar? Si no lo es, siga estos pasos para abrir un archivo:

  1. Puntee en el botón Oficina y se abrirá la ventana Oficina.
  2. 2. Pulse Abrir.
  3. Puede almacenarse en OneDrive, en tu iPad o en otra ubicación: 2. Toque Una unidad. Es posible que vea algunos nombres de carpetas. Si el archivo está en una carpeta, toque el nombre de la carpeta para abrirla. Para abrir un archivo en OneDrive, debe haber iniciado sesión en su cuenta de Office 365. Para iniciar sesión, puntee en el botón Oficina, puntee dos veces en su nombre e introduzca su nombre de usuario y contraseña.iPad: Puntee en iPad para abrir un archivo que se almacena localmente en su dispositivo iPad: Si ha añadido una ubicación para guardar archivos, ésta se muestra en la ventana de Office. Busca y abre tu archivo allí.
  4. 2. Pulse sobre el nombre del archivo que desea abrir.

Puntee en Reciente en la ventana Oficina para ver una lista de los archivos que abrió recientemente. Si el archivo que desea abrir está en la lista, puntee en su nombre para abrirlo. Puede mover un archivo permanentemente a la parte superior de la lista punteando en el icono de un pin junto al nombre de un archivo. Fije un archivo en la parte superior de la lista si lo abre con frecuencia.

En una aplicación de Office para iPad, sólo se puede abrir un archivo a la vez. Por ejemplo, no puede abrir dos libros de trabajo de Excel y cambiar de un lado a otro para comparar los dos. Office para el iPad es obstinado en no permitirle abrir más de un archivo. El programa es tan testarudo, de hecho, que guarda y cierra el archivo que está abierto cuando toca el botón Oficina para abrir un archivo diferente.

Abrir un documento en Word para iPad.

No existe un botón Guardar en las aplicaciones de Office para iPad. Esto se debe a que a medida que se realizan cambios en los archivos, los cambios se guardan automáticamente, siempre y cuando Autoguardado esté activado, es decir. Para ver si está activada la función Guardar automáticamente:

  • Puntee en el botón Archivo y anote en el menú desplegable si está activado.
  • Observe en el propio botón Archivo si aparecen dos flechitas. Si aparecen, se activará Autoguardado.

Cuando la función Guardar automáticamente está desactivada, guarde los archivos punteando en el botón Archivo y seleccionando Guardar en el menú desplegable.

Cerrar un archivo

La única manera de cerrar un archivo es abrir otro archivo o cerrar la aplicación. Office para el iPad es peculiar por eso. No ofrece un comando Cerrar para cerrar archivos.

Debido a que no se pueden abrir dos archivos al mismo tiempo y a que al menos un archivo debe estar siempre abierto, la única manera de cerrar un archivo es abrir otro o cerrar todo.

Creación de un fichero

Al crear un archivo, se le pedirá que elija una plantilla para establecer el aspecto que tendrá su archivo. Una plantilla es un archivo preformateado. Algunas de las plantillas son terriblemente elegantes; otras son sencillas en caso de que quiera formatearlas usted mismo.

Elija una plantilla al crear un archivo.

Siga estos pasos para crear un archivo:

  1. Puntee en el botón Oficina y se abrirá la ventana Oficina.
  2. Verá plantillas para crear archivos. Los nombres de las plantillas le dicen algo sobre el aspecto que tendrá su archivo después de crearlo.
  3. Su nuevo archivo aparece en pantalla.
  4. Puntee en el botón Archivo y seleccione Nombre en el menú desplegable; aparecerán la ventana Guardar como y el teclado para que pueda asignar un nombre al archivo y seleccionar un lugar para almacenarlo. De forma predeterminada, los archivos se almacenan en OneDrive en la carpeta Documentos. Si desea guardar el archivo en esta carpeta, introduzca un nombre y pulse Guardar; de lo contrario, vaya al paso 5.
  5. Seleccione una carpeta de OneDrive, seleccione iPad para almacenar el archivo en su dispositivo iPad, o seleccione otra ubicación si ha designado una.
  6. Pulse el cuadro de texto Nombre, introduzca un nombre descriptivo para el archivo en el teclado y pulse la tecla Intro.

Renombrar y mover archivos

Office para el iPad ofrece el comando Duplicar para renombrar y mover archivos. Este comando se encuentra en el menú Archivo. Se llama «Duplicar» porque duplicar un archivo – en otras palabras, hacer una copia – es la única manera de renombrar y mover archivos:

  • Para renombrar un archivo, cree una copia con un nombre diferente con el comando Duplicar. A continuación, elimine el archivo original.
  • Para mover un archivo, cree una copia en una ubicación diferente. A continuación, elimine el original.

Siga estos pasos para renombrar o mover un archivo:

  1. Abra el archivo que desea renombrar o mover.
  2. Puntee en el botón Archivo y seleccione Duplicar en el menú desplegable La ventana Elegir nombre y ubicación se abre.
  3. Mueva el archivo a una ubicación diferente, introduzca un nuevo nombre o haga ambas cosas: Mover el archivo a una carpeta de OneDrive o a la carpeta iPad.Enter a name: Introduzca un nombre en el cuadro Name y pulse la tecla Return.
  4. 2. Pulse Guardar.
  5. Eliminar la copia original del archivo.

Eliminación de un archivo de una aplicación de Office para iPad

La manera más fácil de eliminar un archivo almacenado en OneDrive es abrir el sitio web de OneDrive en un navegador y eliminar el archivo dentro del sitio web de OneDrive. Siga estos pasos para eliminar un archivo de una aplicación de Office para iPad:

  1. 2. Pulse sobre el botón Oficina.
  2. Para localizar el archivo que desea eliminar, puntee en Reciente o Abrir y navegue hasta el archivo.
  3. Toque el icono Archivo a la derecha del nombre del archivo.
  4. Seleccione Borrar.
  5. Elija Eliminar en el cuadro del mensaje de confirmación.

Muchos equipos tienen una función Papelera (Mac) o una Papelera de reciclaje (Windows) donde se guardan los archivos eliminados en caso de que desee recuperarlos. El iPad no tiene tal cosa. Los archivos que elimine se eliminarán de forma permanente e irrevocable. Por esa razón, piénselo dos veces antes de borrar un archivo.

Toque el icono Archivo y seleccione Eliminar para eliminar un archivo.

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