Cómo tomar accesos directos con macros en Office 2003

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Por Wallace Wang

Muchas personas sueñan con el día en que pueden dar órdenes a un ordenador hablando con él; la realidad actual es que todavía tienes que escribir en un teclado si quieres usar tu ordenador. Debido a que la mayoría de la gente prefiere evitar escribir a máquina, Microsoft Office 2003 ofrece una solución parcial: las macros.

Las macros no eliminan por completo la necesidad de escribir, pero pueden reducir el número de teclas que hay que pulsar para hacer algo. Una macro es un mini-programa que registra las pulsaciones de teclas mientras escribe. Después de grabar las pulsaciones de teclas en una macro, siempre que necesite volver a utilizar exactamente esas mismas pulsaciones de teclas, puede decirle a Microsoft Office 2003 que «reproduzca» las pulsaciones de teclas grabadas.

Por ejemplo, supongamos que se encuentra escribiendo el nombre de su empresa, The Mississippi Mudflat Corporation, una y otra vez. En su lugar, puede escribirlo una vez y guardarlo como una macro. Luego, cuando desee que el nombre de la empresa aparezca en el documento, Office 2003 puede escribir automáticamente The Mississippi Mudflat Corporation por usted.

Puede crear y ejecutar macros en Word, Excel y PowerPoint.

Cuando creas una macro en Access o Outlook, tienes que escribir un programa en miniatura en un lenguaje de programación conocido como Visual Basic para Aplicaciones (o VBA para abreviar).

Grabación de macros en Word

Para grabar una macro en Word, siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Macro -> Grabar nueva macro.

Aparece un cuadro de diálogo de Macro Grabar, como se muestra en la Figura 1.

Figura 1: El cuadro de diálogo Grabar macro es donde puede nombrar su macro y asignar una combinación de teclas para ejecutarla más tarde.

2. Escriba un nombre para su macro en el cuadro de texto Nombre de macro.

3. Haga clic en el botón Teclado.

Aparece un cuadro de diálogo Personalizar teclado, como se muestra en la Figura 2; es donde asigna una combinación de teclas a su macro.

Figura 2: Cuadro de diálogo Personalizar teclado.

4. Pulse la combinación de teclas que desee representar su macro (por ejemplo, Alt+F12).

Puede repetir este paso para asignar varias pulsaciones de teclas a la misma macro si lo desea.

5. Haga clic en el botón Asignar.

6. Haga clic en el botón Cerrar.

El puntero del ratón se convierte en una flecha con un icono de cassette de audio; aparece una barra de herramientas Detener grabación, como se muestra en la Figura 3, que puede utilizar para pausar o detener la grabación de una macro.

Figura 3: La barra de herramientas Detener grabación.

7. Presione las teclas que desea grabar en la macro.

Si hace clic en el botón Pausar grabación, puede detener temporalmente la grabación de la macro.

8. Haga clic en el botón Detener grabación cuando termine de grabar las pulsaciones de teclas.

Para ejecutar la macro, presione la combinación de teclas que eligió en el paso 4.

Grabación de macros en Excel

Para grabar una macro en Excel, siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Macro -> Grabar nueva macro.

Aparece una caja de diálogo de Macro Grabar.

2. Escriba un nombre para su macro en el cuadro de texto Nombre de macro.

3. Haga clic en el cuadro Tecla de acceso directo (el que tiene Ctrl+ a la izquierda) y escriba una letra.

Por ejemplo, si desea reproducir la macro pulsando Ctrl+W, escriba W en el cuadro Tecla de acceso directo.

4. Haga clic en Aceptar.

Aparece una barra de herramientas Detener grabación.

5. Presione las teclas que desea grabar en la macro.

6. Haga clic en el botón Detener grabación cuando termine de grabar las pulsaciones de teclas.

Para ejecutar una macro, presione la combinación de teclas que eligió en el paso 3.

Grabación de macros en PowerPoint

Para grabar una macro en PowerPoint, siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Macro -> Grabar nueva macro.

Aparece una caja de diálogo de Macro Grabar.

2. Escriba un nombre para su macro en el cuadro de texto Nombre de macro y haga clic en Aceptar.

Aparece una barra de herramientas Detener grabación.

3. Presione las teclas que desea grabar en la macro.

4. Haga clic en el botón Detener grabación cuando termine de grabar las pulsaciones de teclas.

Para ejecutar una macro en PowerPoint, siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Macro -> Macros (o presione Alt+F8).

Aparece una ventana de diálogo de macroinstrucciones.

2. Haga clic en el nombre de la macro que desea ejecutar.

3. Haga clic en Ejecutar.

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