Cómo mantener la confidencialidad de sus datos en QuickBooks 2018

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Por Stephen L. Nelson

Los datos contables suelen ser información confidencial. Los datos de QuickBooks muestran cuánto dinero tiene en el banco, lo que debe a los acreedores y cuánto (¡o qué tan poco!) gana su empresa. Debido a que esta información es privada, su primera preocupación al administrar un sistema de contabilidad QuickBooks es mantener la confidencialidad de sus datos.

Usted tiene dos métodos complementarios para mantener la confidencialidad de sus datos de QuickBooks. El primer método para mantener la confidencialidad se basa en las características de seguridad incorporadas en Microsoft Windows. El otro método se basa en las características de seguridad de QuickBooks.

Uso de la seguridad de Windows

Puede utilizar la seguridad proporcionada por Microsoft Windows para restringir el acceso a un archivo, ya sea un archivo de programa o un archivo de datos, a usuarios específicos. Esto significa que puede utilizar la seguridad a nivel de Windows para decir quién puede y quién no puede utilizar el programa QuickBooks o acceder al archivo de datos de QuickBooks.

Si ya está utilizando la seguridad a nivel de Windows, sabe (o alguien en su oficina sabe) cómo utilizar esa herramienta para evitar el acceso no autorizado a los archivos de programa y los archivos de datos, o el uso de los mismos. Para utilizar la seguridad a nivel de Windows para QuickBooks, usted puede simplemente aplicar sus conocimientos generales existentes al archivo de programa de QuickBooks o al archivo de datos de QuickBooks.

Si aún no está utilizando la seguridad a nivel de Windows, no necesita tomarse la molestia de aprender el complicado sistema de seguridad de Windows. Puede utilizar la seguridad más simple de QuickBooks.

Uso de la seguridad de QuickBooks

Usted puede proteger la confidencialidad de sus datos de QuickBooks asignando una contraseña a un archivo de datos de la compañía de QuickBooks. Puede hacerlo durante el proceso de instalación de QuickBooks. También puede configurar una contraseña seleccionando el comando Company→ Configurar usuarios y contraseñas → Cambiar contraseña. Cuando usted elige este comando, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Cambiar su contraseña.

Para configurar una contraseña, simplemente introduzca la misma contraseña en el cuadro de texto Nueva contraseña y en el cuadro de texto Confirmar contraseña nueva. Tenga en cuenta que su contraseña está asociada al nombre de usuario Admin (que significa administrador). Si aún no ha configurado una contraseña, no tiene una contraseña antigua, por lo que no verá el cuadro de texto Contraseña actual. Si está trabajando con una contraseña de administrador, también debe proporcionar una pregunta y una respuesta de comprobación. (Esta respuesta le permitirá recuperar su acceso a su archivo de QuickBooks si olvida la contraseña de administrador.

La ventana de diálogo Modificar clave de acceso.

Obviamente, usted quiere establecer su contraseña de manera que nadie (ni siquiera una computadora) pueda adivinarla. Esto significa que su contraseña no debe ser una palabra de un diccionario. Su contraseña tampoco debe ser un número. Y su contraseña especialmente no debe ser una palabra, frase o nombre que algún compañero de trabajo pueda entender fácilmente. Las mejores contraseñas (desde un punto de vista de seguridad) son combinaciones sin sentido de letras y números, como f34t5s o s3df43x2. Otra cosa: Cuanto más largo, mejor.

Después de establecer su contraseña, debe cambiarla periódicamente. Para cambiar su contraseña, también puede elegir el comando Cambiar su contraseña de la Compañía → QuickBooks vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Cambiar contraseña. Esta vez, debe introducir su contraseña antigua en el cuadro de texto Contraseña actual. A continuación, debe introducir la nueva contraseña en el cuadro de texto Nueva contraseña y en el cuadro de texto Confirmar nueva contraseña.

QuickBooks requiere un nombre de usuario y una contraseña antes de abrir el archivo de datos de la compañía. Si asigna una contraseña al archivo de datos de su empresa, por ejemplo, cada vez que se inicia QuickBooks, se muestra el cuadro de diálogo Inicio de sesión de QuickBooks, en el que debe introducir su nombre de usuario y contraseña y, a continuación, hacer clic en Aceptar. QuickBooks abre el archivo de datos. Si no puede proporcionar la contraseña, QuickBooks no abre el archivo de datos.

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