Cómo mantener la basura fuera de su base de datos de acceso

Si los datos que entran en su base de datos a través de tablas y formularios son basura, entonces cualquier salida o análisis que haga con las consultas e informes también le dará basura. Afortunadamente, Access ofrece muchas herramientas para ayudarle a asegurarse de que los datos que van en cada campo son los datos que se supone que van en ese campo. Puede encontrar muchas de las herramientas para mantener la basura fuera en la vista Diseño de tabla:

  • Tipo de datos: Utilice el tipo de datos correcto para evitar que se introduzcan datos de tipo incorrecto.
  • Tamaño de campo: Limita el número de caracteres. Por ejemplo, si sabe que un campo nunca debe exceder los cuatro caracteres, establezca el tamaño del campo en 4 caracteres.
  • Formato: Hace que los datos parezcan correctos. Por ejemplo, puede cambiar el texto a todas las mayúsculas o a todas las minúsculas. Las máscaras de entrada, por ejemplo, trabajan con la propiedad Formato.
  • Máscara de entrada: Una máscara de entrada limita la información permitida en un campo especificando los caracteres que se pueden introducir. Utilice una máscara de entrada cuando sepa la forma que deben adoptar los datos, por ejemplo, si un número de orden tiene dos letras seguidas de cuatro dígitos. Los números de teléfono y los códigos postales son otros ejemplos de campos en los que las máscaras de entrada son útiles.
  • Valor por defecto: Define un valor que aparece por defecto si no se introduce ningún otro valor. El valor por defecto aparece en el campo hasta que se introduce otro valor.
  • Campo o Norma de verificación de registro: Una regla que los datos deben pasar antes de que se introduzcan. Esta propiedad funciona con la regla de propiedades Texto de validación.
  • Requerido: Especifica que el campo debe tener un valor para que pueda grabar el registro. Cuando no se introduce ningún valor, Access no crea un nuevo registro cuando se pulsa Tab o Enter, y el botón Nuevo registro aparece en gris.
  • Permitir longitud del cero: Especifica si se permite una entrada de longitud cero como «» (comillas sin espacio entre ellas) (sólo para los campos Texto, Memo e Hiperenlace). Un campo de longitud cero permite diferenciar entre información que no existe y un valor nulo (en blanco) que se desconoce o no se ha introducido. Cuando esta opción está activada, permite una cadena de longitud cero en un campo obligatorio. Puede usar una máscara de entrada para hacer que un campo de longitud cero se vea diferente de un valor nulo cuando ambos están permitidos.
  • Indexado: Cuando se decide indexar un campo, se puede especificar que no se permitan valores duplicados en el campo. Esta propiedad también es accesible desde la vista Hoja de datos: es una casilla de verificación en la ficha Hoja de datos de la cinta.
  • Campos de búsqueda: Permite al usuario seleccionar un valor para un campo almacenado en otro campo. Esto elimina muchos errores ortográficos y estandariza las opciones para el campo. Utilice el Asistente de búsqueda para crear un campo de búsqueda.
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