Cómo manejar los formatos de archivo de Excel 2010

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Por Greg Harvey

Microsoft Excel 2010 admite el uso de un formato de archivo basado en XML denominado Microsoft Office Open XML. Este formato de archivo tiene la extensión de nombre de archivo.xlsx para los libros de trabajo de Excel y.xlsm para los libros de trabajo habilitados para macros. El formato de archivo basado en XML – introducido en Excel 2007 – es más eficiente, lo que resulta en tamaños de archivo más pequeños y ofrece una integración superior con fuentes de datos externas. Excel 2010 guarda automáticamente cualquier libro de trabajo nuevo que cree con la extensión.xlsx a menos que elija guardar el archivo en un formato diferente.

Afortunadamente, Excel 2010 no tiene problemas para abrir cualquier archivo de libro de trabajo guardado en el formato de archivo.xls utilizado por las versiones de Excel 97 a 2003. Más importante aún, el programa guarda automáticamente todos los cambios de edición que realice en estos archivos en este formato de archivo original y le advierte si agrega un nuevo elemento de Excel 2010 o 2007 al libro de trabajo existente que no sea compatible con versiones anteriores.

Ejecución del verificador de compatibilidad

También puede ejecutar el Verificador de compatibilidad en Excel 2010 para encontrar cualquier problema potencial de compatibilidad si planea guardar el archivo en el formato de archivo de Excel 97-2003. Para utilizar esta función, siga estos pasos:

  1. En Excel 2010, abra el libro de trabajo que desee comprobar.
  2. Haga clic en la ficha Archivo, haga clic en el botón Comprobar problemas en la ficha Información (a la izquierda) y haga clic en Comprobar compatibilidad. En el cuadro Resumen se enumeran todas las funciones que pueden causar problemas.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Si está trabajando en una oficina donde todos los libros de trabajo que produce con Excel 2010 deben guardarse en el antiguo formato de archivo de Excel 97-2003 para su compatibilidad, puede cambiar la configuración predeterminada de Guardar del programa para que el programa siempre guarde todos los libros de trabajo nuevos en el formato de archivo anterior. Para ello, abra la pestaña Guardar del cuadro de diálogo Opciones de Excel (File→Options→Save) y, a continuación, seleccione Libro de trabajo de Excel 97-2003 en el cuadro de lista desplegable Guardar archivos en este formato.

Visualización de extensiones de nombre de archivo dentro de Excel

De forma predeterminada, las extensiones de nombre de archivo como.xlsx y.xls no aparecen como parte del nombre de archivo en el cuadro de diálogo Guardar como. Sin embargo, puede cambiar una configuración en Windows para mostrar estas extensiones de nombre de archivo. Siga estos pasos:

  1. Puede hacerlo rápidamente abriendo cualquier carpeta de su escritorio.
  2. Elija Tools→Folder Opciones. Es posible que tenga que pulsar la tecla Alt para ver la barra de menús. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de carpeta.
  3. Haga clic en la ficha Ver.
  4. Elimine la marca de verificación de la opción Ocultar extensiones para tipos de archivos conocidos.
  5. Haga clic en Aceptar.

Excel 2010 también admite un formato de archivo binario llamado Office Excel 2010 Binary, o BIFF12, que tiene la extensión de nombre de archivo.xlsb. Seleccione este formato binario para las hojas de cálculo de gran tamaño que cree que tienen que ser compatibles con versiones anteriores de Excel.

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