Cómo manejar el cálculo de nómina con QuickBooks 2003

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Si usted quiere usar QuickBooks para la nómina porque quiere ahorrar dinero, no tiene miedo de un poco de papeleo, o tal vez quiere la flexibilidad extra que viene con hacerlo usted mismo, usted necesita inscribirse en uno de los servicios de nómina de QuickBooks: Servicio de nómina básica o servicio de nómina de lujo.

Para inscribirse en cualquiera de los dos servicios, prepárese para conectarse a Internet. Siga estos pasos:

1. Seleccione el comando Empleados -> Configurar cálculo de nómina.

O bien, seleccione Empleados en la lista Navegadores y, a continuación, haga clic en el icono Configurar nómina.

QuickBooks se conecta a Internet y muestra la primera página de un formulario Web de varias páginas que le permite configurar el servicio de nómina básica o el servicio de nómina de lujo.

2. Siga las instrucciones en pantalla.

¿Cómo es eso para ser perfectamente, indolorosamente simple?

Lucha contra la fiscalidad

Usted necesita un par de cosas si quiere hacer la nómina de la manera correcta: un número de identificación del empleador, un número de identificación del empleador estatal si retiene los impuestos estatales sobre la renta, un número de identificación de impuestos de desempleo y algunos formularios de impuestos W-4.

Cómo obtener un número de identificación del empleador

Para obtener un número de identificación del empleador, debe presentar un formulario SS-4, o Solicitud de número de identificación del empleador, ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS) para que pueda obtener un número de identificación del empleador. Usted puede obtener este formulario en el IRS o llamando al IRS y pidiendo uno.

También puede solicitar y recibir un número de identificación del empleador por teléfono. Sin embargo, usted todavía necesita llenar el formulario SS-4 para que pueda responder las preguntas que el IRS le hace durante el corto proceso de solicitud telefónica. (También necesita enviar el formulario por correo o por fax al IRS después de tener su pequeña conversación telefónica.)

Que los empleados hagan su parte

También necesita hacer algo más antes de saber cómo manejar todos esos impuestos – necesita que cada uno de sus empleados llene un formulario W-4 para decirle qué estado civil usarán y cuántas exenciones personales reclamarán. Adivina de dónde sacas los W-4 en blanco. De su agente amigable del IRS o del sitio Web del IRS.

Pagar a sus empleados

Después de suscribirse al Servicio de Nómina de QuickBooks, establecer sus cuentas de nómina y obtener un número de identificación del empleador, usted está listo para pagarle a alguien. Esta sección te va a dejar boquiabierto, especialmente si has estado haciendo la nómina manualmente. El proceso hace que su decisión de usar QuickBooks para hacer su nómina valga la pena. Aquí está el cómo:

1. Inicie el proceso de cálculo de nómina seleccionando Empleados -> Pagar empleados.

O seleccione Empleados en la lista Navegadores y haga clic en el icono Pagar a los empleados. Aparece la ventana Seleccionar empleados a pagar. Si no ve el nombre que está buscando en esta lista, nunca agregó al empleado a su lista de Empleados.

2. Cambie cualquier configuración que desee.

No debería necesitar utilizar ninguna de las casillas y botones de la ventana Seleccionar empleados a pagar para cambiar la forma en que QuickBooks realiza la nómina. Pero puede hacer varios cambios:

    – Si no va a imprimir cheques, tal vez los escriba a mano o simplemente utilice QuickBooks para guardar los libros, deje seleccionada la casilla de verificación Para imprimir.

– Confirme la cuenta bancaria desde la que se paga a los empleados en la lista desplegable Cuenta bancaria.

– Por lo general, desea dejar seleccionada la opción Introducir horas y Comprobar vista previa antes de crear, por si acaso. Con esta opción seleccionada, QuickBooks muestra una vista previa de resumen para cada cheque de pago que usted crea. Si selecciona la otra opción, Crear comprobación sin vista previa utilizando las siguientes cantidades y las últimas, QuickBooks no le permite comprobar primero su trabajo – QuickBooks sólo crea las comprobaciones.

– Establezca las fechas de Fin de Fecha de Cheque y Período de Pago apropiadamente.

3. Seleccione los empleados a los que está pagando y haga clic en el botón Crear.

Si está pagando a todos los empleados de la lista, simplemente haga clic en el botón Marcar todos a la derecha de la pantalla Seleccionar empleados a pagar. Si necesita marcar a los empleados individualmente, simplemente haga clic al lado de cada uno en la columna de la izquierda – la columna con la marca de verificación en el encabezado. Luego haga clic en el botón Crear para que QuickBooks cree versiones borrador de cada uno de los cheques de nómina que necesita para sus empleados. A continuación, QuickBooks muestra la ventana Previsualizar cheque de pago si indicó en el paso 2 que desea previsualizar los cheques de nómina. La ventana también muestra el impuesto sobre la nómina y los importes de retención que QuickBooks ha calculado para usted.

4. Llene la información de nómina, según sea necesario.

En el cuadro Ganancias, escriba el número de horas que la persona trabajó y aplique estas horas a un cliente o a un trabajo, si es necesario. En el cuadro Otros conceptos de nómina, ingrese comisiones, adiciones (como propinas, bonificaciones y reembolsos de gastos), deducciones (como cuotas sindicales y contribuciones al plan 401(k)) y contribuciones de la compañía (como beneficios de seguro o montos equivalentes al plan 401(k))). También puede modificar el concepto de nómina o el importe por unidad o añadir otro concepto de nómina, si lo necesita.

Mira esto. QuickBooks calcula los impuestos de la compañía y de los empleados y el monto del cheque neto. Si alguna información es inexacta, simplemente haga clic en la cantidad y cámbiela, ya sea borrándola o reemplazándola por la información correcta.

También puede notar que QuickBooks mantiene los totales tanto para el cheque actual como para el año hasta la fecha.

5. Haga clic en el botón Crear para registrar la transacción del cheque de pago.

Después de verificar todos los cheques de pago de los empleados, QuickBooks vuelve a la ventana de diálogo Seleccionar empleados a pagar.

6. Imprimir los cheques.

Puede imprimir cheques desde la ventana Seleccionar empleados a pagar haciendo clic en el botón Imprimir cheques de sueldo. QuickBooks imprime los cheques de pago de la misma manera que imprime los cheques regulares.

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